Jinsi ya Kuendesha Mkutano Kazini: Mwongozo kwa Wahitimu Wapya

Hakuna anayekufundisha jinsi ya kuendesha mkutano. Unajiunga na timu, mtu anaweka jina lako kwenye mwaliko, na unakaa hapo ukitarajia mambo yaende vizuri. Kuendesha mkutano mzuri ni ufundi wenye kanuni rahisi. Mwongozo huu unashughulikia nini cha kufanya kabla ya kutuma mwaliko, nini cha kusema katika dakika tano za kwanza, jinsi ya kuwafanya watu wabaki kwenye mstari, na jinsi ya kuhitimisha ili kazi isonge mbele.

MUHTASARI

• Ita mkutano tu wakati mazungumzo yatakuletea uamuzi haraka kuliko ujumbe ungefanya.
• Tuma mpango mfupi wa mkutano wenye lengo na kikomo cha muda kabla ya kuhifadhi kitu chochote.
• Tumia dakika tano za kwanza kusema kwa nini uko hapo na unataka kutoka na nini.
• Hitimisha kwa kutaja nani anafanya nini na lini, kisha tuma maelezo siku hiyo hiyo.

Mkutano Mzuri Kwa Kweli Ni Nini

Mkutano ni chombo, si tabia. Upo ili kufanya uamuzi, kutatua tatizo au kushiriki habari zinazohitaji majibizano. Ikiwa huwezi kutaja ni ipi kati ya hizo tatu unayohitaji, usikodi chumba.

Mikutano mingi mibaya hushindwa kabla ya kuanza. Mwaliko hausemi chochote. Hakuna anayejua kwa nini yuko hapo. Mtu mmoja anazungumza kwa dakika arobaini. Hakuna anayeandika chochote. Kazi inasimama hadi mkutano unaofuata, ambapo mambo yale yale yanarudiwa tena.

Amua matokeo kwanza. Kisha jenga mkutano kwa kurudi nyuma kutoka hapo.

Jinsi ya Kuendesha Mkutano Hatua kwa Hatua

Fuata mpangilio huu na vikao vyako vichache vya kwanza vitakuwa sawa. Huhitaji haiba ya kuvutia. Unahitaji mpango na saa.

Kabla ya mkutano

Andika mistari mitatu kabla ya kufungua kalenda. Hii ni ya nini? Nini kinapaswa kuamuliwa? Nani anahitaji kwa dhati kuwa hapo?

Kisha weka mpango wa mkutano. Vipengele vitatu vinatosha kwa kipindi cha dakika thelathini. Kipa kila kipengele jina, mmiliki na idadi ya dakika. Ongeza mstari juu ukisema matokeo mazuri yanaonekanaje mwishoni.

Weka orodha ya walioalikwa ndogo. Kila mtu wa ziada hugharimu umakini wa chumba. Ikiwa mtu anahitaji tu matokeo, mtumie maelezo badala yake. Ambatanisha kitu chochote ambacho watu wanapaswa kusoma kabla, na sema hutakisoma kwa sauti chumbani. Hiyo inaokoa dakika kumi.

Dakika tano za kwanza

Anza kwa wakati, hata kama mtu amechelewa. Sema jina lako na nafasi yako. Eleza lengo kwa sentensi moja. Soma mpango wa mkutano na muda ambao kila kipengele kinapata. Uliza kama kuna mtu anahitaji kuongeza kitu ambacho hakiwezi kusubiri. Kisha songa mbele.

Kwa mkutano wa kwanza, sema jinsi unavyotaka chumba kifanye kazi. Kwa mfano: inua mkono ikiwa hukubali, na tutasikia. Hiyo inawapa watu ruhusa ya kuzungumza.

Kuweka mambo kwenye mstari

Angalia saa, si mazungumzo. Kipengele kinapozidi muda, sema hivyo kwa sauti na toa chaguo: maliza sasa na uache kipengele kinachofuata, au weka hiki kando na tuchukue kinachofuata. Waache watu wa chumba wachague.

Watu wawili wanapobishana kwa mizunguko, andika misimamo yote miwili kwenye skrini. Kisha uliza ni ushahidi gani utaamua hilo. Hiyo inabadilisha ugomvi kuwa kazi.

Mtu anapokatiza wengine, ingilia kati mapema. Tumia sentensi rahisi: shikilia wazo hilo, tutarudi kwako baada ya sekunde chache.

Kuhitimisha mkutano

Simama dakika tano kabla ya mwisho. Kipande hiki cha mwisho ni muhimu zaidi kuliko katikati. Soma kwa sauti kila uamuzi. Kisha taja kila hatua, mmiliki na tarehe. Ikiwa hakuna anayemiliki hatua, haitatokea.

Uliza swali moja la kuhitimisha: kuna jambo lolote tulilokubaliana leo ambalo mtu hawezi kuishi nalo? Ukimya ni rekodi yako kwamba chumba kiko nyuma ya uamuzi.

Baada ya mkutano

Tuma maelezo siku hiyo hiyo. Yawe mafupi: nini kiliamuliwa, nani anafanya nini, ukaguzi unaofuata ni lini. Weka maelezo mahali ambapo timu inaangalia tayari, si kwenye folda mpya.

Hatua ikichelewa, tuma ukumbusho mfupi kwa mmiliki kabla ya tarehe ya mwisho.

Nani Anafanya Nini Katika Mkutano

Unaweza kugawana kazi, hata ukiwa mtu mpya zaidi kwenye kikao. Jedwali lililo hapa chini linazitenganisha.

Nafasi	Anamiliki nini
Mwenyekiti.	Lengo, saa na kuhitimisha.
Mwandishi wa maelezo.	Maamuzi na hatua, zikiandikwa zinapotokea.
Mlinzi wa muda.	Ishara kipengele kinapobaki na dakika mbili.
Mshiriki.	Maoni moja wazi, yatolewe mara moja, kisha aunge mkono uamuzi.

Kwenye simu ndogo unaweza kushikilia kazi zote tatu. Sema hivyo mwanzoni, ili watu wajue kwa nini unaendelea kuangalia saa.

Misemo Rahisi Inayofanya Kazi

Huhitaji lugha rasmi. Uwazi na ufupi hushinda urembo kila wakati.

• Tuna dakika kumi kwa kipengele hiki. Tunahitaji kuamua nini?
• Niacheni nihakikishe nimeelewa vizuri. Unasema ripoti imechelewa kwa sababu namba zilifika kwa kuchelewa.
• Hilo linaonekana kama tatizo tofauti. Tunaweza kuliweka kando na kulichukua baada ya kipengele hiki?
• Sina uhakika bado. Naweza kukujibu kwa idadi ifikapo Alhamisi?
• Kwa hivyo tumekubaliana. Priya atatuma rasimu Jumatatu na tutaikagua Jumatano.

Taja majina ya watu unapowajumuisha. Rudia kila uamuzi kwa maneno yako mwenyewe kabla ya kusonga mbele.

Wakati Wewe Si Mwenyekiti

Mikutano yako mingi katika mwaka wako wa kwanza itakuwa ya mtu mwingine. Bado unaiunda. Fika kwa wakati, soma karatasi kwanza na ulete hoja moja yenye manufaa badala ya tano ndogo.

Jifunze jinsi meneja wako anavyofikiri kuhusu vipaumbele na muda. Mwongozo wetu kuhusu jinsi ya kusimamia meneja wako unashughulikia hilo. Mazingira ya kikundi huwatuza wale wanaojenga juu ya kile wengine walisema, na mwongozo wa ujuzi wa kufanya kazi kwa pamoja kwa wahitimu unaonyesha jinsi ya kufanya hivyo bila kutwaa chumba.

Fuatilia Kwa Maandishi

Mkutano unaoisha bila rekodi ya maandishi hupotea taratibu. Maelezo mafupi hurekebisha hilo. Vichwa vitatu vinatosha: kiliamuliwa, kinafanyika, tarehe inayofuata.

Weka sauti rahisi na isiyoegemea upande. Andika "tulikubaliana" badala ya "niliamua", isipokuwa uamuzi ulikuwa wako peke yako kwa kweli. Ikiwa huna uhakika ujumbe wa kazi unapaswa kusomwa vipi, vidokezo katika mwongozo wetu wa adabu za barua pepe zitakuepusha na matatizo.

Makosa ya Kawaida Ambayo Wahitimu Wapya Hufanya

• Kuhifadhi saa moja kwa sababu programu inaweka saa moja kama chaguo-msingi.
• Kualika watu kumi wakati watatu wangeamua haraka zaidi.
• Kumruhusu mtu mwenye sauti kubwa kuweka mpango wa mkutano.
• Kuhitimisha kwa hisia nzuri na bila hatua zilizotajwa.
• Kuandika maelezo lakini kutoyatuma kamwe.
• Kuzungumza kujaza ukimya badala ya kuuliza swali.

Kila moja ya haya ni rahisi kurekebisha mara tu unapoyagundua. Chagua tabia moja kwa wiki na uifanye mazoezi kwenye mikutano unayohudhuria tayari.

Hitimisho

Kujifunza jinsi ya kuendesha mkutano ni mojawapo ya njia za haraka za kuonekana mwenye manufaa katika kazi mpya. Sema kwa nini uko hapo. Angalia saa. Hitimisha kwa majina na tarehe. Tuma maelezo siku hiyo hiyo. Fanya hivyo mara tatu na watu wataanza kukuomba uongoze vikao.

Padgrad huwasaidia wahitimu kupata nafasi, kubinafsisha maombi na kujiandaa kwa kazi. Jisajili bure ili kufuatilia maombi yako na kuoanishwa na kazi zinazokufaa.

Na Ori